㈜소프트이천

데이터는 지키고, 보안 위험과 라이선스 비용은 줄이는 7단계 가이드

직원이 퇴사했다고 해서 계정을 바로 삭제하는 것은 위험할 수 있습니다.

중요한 이메일과 업무 자료가 함께 사라질 수 있고, 반대로 계정을 그대로 두면 퇴사자가 회사 시스템에 접근할 가능성이 남습니다.

Microsoft 365에서는 "차단 → 보존 → 인계 → 정리" 순서로 관리하는 것이 가장 안전합니다.

✅ 퇴사자 계정 관리 핵심 순서

Step 1. 계정 접근 차단

Step 2. 이메일 보관

Step 3. 업무 자료 이관

Step 4. Teams·SharePoint 권한 이전

Step 5. 회사 기기 정리

Step 6. 라이선스 회수

Step 7. 계정 삭제 또는 보관

1단계. 계정 접근 차단하기

퇴사 처리 시 가장 먼저 해야 할 작업입니다.

• Microsoft 365 로그인 차단
• 비밀번호 변경
• 모든 기기에서 로그아웃
• MFA(다단계 인증) 정보 제거

2단계. 이메일은 공유 사서함으로 보관하기

퇴사자의 메일함에는 고객 문의, 계약 내용, 업무 기록 등이 남아 있는 경우가 많습니다.

공유 사서함(Shared Mailbox) 으로 전환하면 후임자가 기존 메일을 계속 확인할 수 있습니다.

할 수 있는 작업

• 기존 메일 보관
• 후임자에게 열람 권한 부여
• 메일 자동 전달
• 담당자 변경 안내 자동 회신

3단계. OneDrive 업무 자료 옮기기

퇴사자의 OneDrive에는 업무 문서가 저장되어 있는 경우가 많습니다.

• 후임자에게 접근 권한 부여
• 필요한 자료를 SharePoint로 이동
• 공유 링크 정상 여부 확인

4단계. Teams와 업무 서비스 권한 넘기기

퇴사자가 관리하던 서비스가 있다면 담당자를 변경해야 합니다.

확인할 항목

• Teams 팀
• SharePoint 사이트
• Power Automate
• Power Apps

5단계. 회사 기기 정리하기

회사 노트북이나 모바일 기기에도 업무 자료가 남아 있을 수 있습니다.

회사 지급 기기

• 기기 회수
• 업무 자료 백업
• 초기화 후 재사용

개인 기기

• 회사 데이터만 삭제
• 개인 사진이나 파일은 유지

Microsoft Intune을 사용하면 원격으로 관리할 수 있습니다.

6단계. 사용하지 않는 라이선스 회수하기

업무 인계가 끝났다면 라이선스를 회수합니다.

회수한 라이선스는 신규 입사자에게 재할당할 수 있어 추가 구매 비용을 줄일 수 있습니다.

7단계. 계정 삭제 또는 보관 결정하기

회사 정책에 따라 최종 처리 방법을 결정합니다.

인수인계 진행 중

• 로그인 차단 상태로 유지

메일 보관이 필요한 경우

• 공유 사서함 형태로 유지

감사 또는 법적 보관이 필요한 경우

• 보존 정책 적용 후 보관

인수인계가 완료된 경우

• 최종 확인 후 계정 삭제

📋 퇴사자 계정 관리 체크리스트

✅  로그인 차단

✅  비밀번호 변경

✅  메일함을 공유 사서함으로 전환

✅  후임자 권한 부여

✅  OneDrive 자료 이관

✅  Teams·SharePoint 권한 이전

✅  회사 기기 정리

✅  라이선스 회수

✅  계정 삭제 또는 보관 결정

마무리

퇴사자 계정 관리는 단순히 계정을 삭제하는 작업이 아닙니다.

이메일과 업무 자료를 안전하게 보관하고, 보안 위험을 줄이며, 사용하지 않는 라이선스를 효율적으로 활용하기 위한 중요한 관리 절차입니다.

퇴사자가 발생했다면 "차단 → 보존 → 인계 → 정리" 순서만 기억해도 대부분의 데이터 유실과 보안 문제를 예방할 수 있습니다.

※ 본 가이드는 일반적인 Microsoft 365 환경을 기준으로 작성되었습니다.
실제 운영 방식은 사용 중인 라이선스와 회사 정책에 따라 달라질 수 있습니다.